Das DMS wird auch benutzt, um Briefe, Rundschreiben oder sonstigen Schriftverkehr zu erzeugen. Dazu habe ich hier ein kcleines Beispiel mit LibreOffice (OpenOffice) ausgearbeitet. Zur Zeit werden folgende Formate unterstützt:
Einfache Textdokumente
LibreOffice
OpenOffice
Falls ein von Ihnen gewünschtes Format nicht vorhanden ist, schreiben sie mir bitte eine E-Mail. Das folgende Vorgehen ist grundsätzlich bei allen Formaten gleich.
Es sollen 2 Vorlagen für den Schriftverkehr erstellt werden, ein Briefvordruck für ein direktes Anschreiben der Fa, ein Briefvordruck für ein Anschreiben an einen Gesrächspartner.
Dazu erstellen Sie jeweils einen beliebigen Briefvordruck und setzen an die entsprechenden Stellen die Platzhalter, die mit ## beginnen und mit ;; enden. Für den Nachnahmen wäre das also:
Dann speichern Sie das Dokument ab. Anschließend benutzen Sie die Addressverwaltung, selektieren eine Adresse und klicken auf den Brief-Button ( im engl. letter ). Jetzt öffnet sich das DMS und sie legen ein neues Dokument an. Als Titel geben Sie z.B. Briefkopf an.Suchen Sie dann Ihr Briefkopf-Dokument und importieren Sie es.
Jetzt haben Sie in allen Adressen die Möglichkeit, diesen Briefkopf zu benutzen. Dies geschieht folgendermaßen: Gehen sie in die Addressverwaltung und suchen sie eine Adresse. Dann drücken sie den Brief-Button. Die DMS öffnet sich und Sie wählen die gewünschte Vorlage (z.B. Briefkopf oder Info-Anschreiben oder Urlaubsmitteilung oder ... was auch immer ). Drücken sie auf View und OpenOffice? öffnet sich und an Stelle der Platzhalter stehen die entsprechenden Feldinhalte, z.B. die Adresse. Jetzt können Sie den Brief schreiben und verändern, und dann eben Drucken, Faxen oder per E-Mail versenden.
Table 2-1. Grundsätzliche Platzhalter
| Beschreibung | Platzhalter |
|---|---|
| Datum | date_date |
| Uhrzeit | date_time |
| Zeitstempel | date_timestamp |
Table 2-2. Benutzerinfo
| Benutzerinfo | Platzhalter |
|---|---|
| Anrede | userinfo_address |
| Nachname | userinfo_lastname |
| Vorname | userinfo_firstname |
| Telefon | userinfo_phone |
| Telefon 2 | userinfo_phone1 |
| Briefanrede1 | userinfo_letter_phrase_1 |
| Mein zeichen | userinfo_ my_sign_1 |
| Längere Signatur 1 | userinfo_signature_1 |
| Längere Signature 2 | userinfo_signature_2 |
Dieselben Benutzerinfos gibt es für person1_ oder person2_ anstelle von userinfo_
Table 2-3. Platzhalter Adressverwaltung
| Beschreibung | Platzhalter |
|---|---|
| Anrede | address |
| Nachname | lastname |
| Nachname 2 | lastname2 |
| Vorname | firstname |
| Handynummer | phone_handy |
| Straße | street |
| Postleitzahl | zip |
| Stadt | city |
| Briefanrede | letter_address |
| Branche | misc_line |
| Mwst-ID | misc_taxnumber |
| Mwst berechnen | misc_to_calc_tax |
| Preisgruppe | misc_price_group |
| Adressnummer | misc_address_number |
| Adresse ist im Webshop | misc_is_webshop |
| Adresse mit Webshop abgleichen | misc_update_from_webshop |
| Zahlungsbedinguen-ID | misc_top_id |
| Gründungsdatum | misc_date_of_launch |
| Rechtsform | misc_legal_form |
| Umsatz | misc_turnover |
| Mitarbeiteranzahl | misc_count_of_employees |
| Handel | misc_trade |
| Typ | misc_cb_fashion |
Table 2-4. Platzhalter Gesprächspartner
| Beschreibung | Platzhalter |
|---|---|
| Anrede | address_address |
| Nachname | address_lastname |
| Nachname 2 | address_lastname2 |
| Vorname | address_firstname |
| Straße | address_street |
| Postleitzahl | address_zip |
| Stadt | address_city |
| Briefanrede | address_letter_address |
| Gesprächspartner-Anrede | address |
| Gesprächspartner-Nachname | lastname |
| Gesprächspartner-Vorname | firstname |
| Gesprächspartner-Straße | street |
| Gesprächspartner-Postleitzahl | zip |
| Gesprächspartner-Briefanrede | letter_address |
Platzhalter Termin Beschreibung Platzhalter Adress-Anrede address_address Adress-Nachname address_lastname Adress-Nachname 2 address_lastname2 Adress-Vorname address_firstname Adress-Straße address_street Adress-Postleitzahl address_zip Adress-Stadt address_city Gesprächspartner-Anrede partner_address Gesprächspartner-Nachname lpartner_astname Gesprächspartner-Nachname 2 partner_lastname2 Gesprächspartner-Vorname partner_firstname Gesprächspartner-Straße partner_street Gesprächspartner-Postleitzahl partner_zip Gesprächspartner-Stadt partner_city Gesprächspartner-Briefanrede partner_letter_address Datum Termin schedul_date Beginn schedul_time_begin Ende schedul_time_end Kurze bemerkung short_remark Notiz notes
Mit den Button save last document wird ein neues DMS geöffnet, passend zur Adresse und sie können jetzt einfach einen Titel für das Dokument eingeben und auf sichern gehen.
Damit wird der Schriftverkehr automatisch den entsprechenden Adressen und Gesprächspartnern zugeordnet.